¿Juegas “Tetris” con tus Turnos de Fin de Año?
¿Recuerdas esa sensación en Tetris cuando los bloques empiezan a caer el doble de rápido? Estás en el Nivel 9, la música se acelera y tu cerebro apenas puede seguir el ritmo. Te llega la pieza “Z” cuando necesitas desesperadamente una línea recta.
Eso. Exactamente eso, es ser Gerente de RRHH o de Operaciones en un supermercado, bodega o gran tienda en Chile un 29 de diciembre. Sobreviviste al peak de Navidad, respiraste (quizás) por 12 horas, y ahora viene la segunda ola: la locura de las devoluciones, el canje de gift cards y las compras de pánico para la cena de Año Nuevo.
Tu “juego” es un archivo de Excel llamado “Turnos_PostNav_AñoNuevo_vFINAL_v9_ESTE_SI.xlsx”. Y los “bloques” son tu personal de temporada. Tienes 100 personas “peak”, muchas de ellas cansadas, y cada una es una pieza con forma diferente.
Es una pesadilla logística que conozco de memoria. Como Arquitecta de Soluciones, he visto a líderes brillantes ahogarse en este “Tetris” operativo, perdiendo horas de estrategia en un trabajo que una máquina debería hacer.
El “Excel Jenga”: Cuando un cambio derrumba la semana
El caos real no es solo el volumen de gente. Es la complejidad de las restricciones. Tienes el pronóstico de demanda de la tienda (Input 1), que te dice: “Martes 30, 6 PM, es el infierno en la tierra. La gente salió del trabajo y viene a comprar todo para el 31. Necesito 20 cajeros y 10 reponedores, sí o sí”.
Pero luego, tienes las restricciones de los empleados (Input 2):
- María es estudiante, solo puede tomar turnos de tarde.
- Juan pide sus dos domingos libres legales del mes (y ya se tomó uno).
- Pedro no puede hacer turnos de noche por salud.
- La ley chilena te exige un tiempo de descanso mínimo entre jornadas.
- No puedes pasar de X horas semanales sin pagar horas extra (que quieres evitar).
Empiezas a armar el puzzle. Pones a María en la tarde. ¡Click! Eso rompe el descanso de Pedro. Arreglas a Pedro. ¡Click! Te quedas sin cajero para la apertura del martes. Mueves a Juan. ¡Click! Acabas de violar el Código del Trabajo. Es un “Excel Jenga”: mueves una pieza y toda la torre de la semana se derrumba.
Por Qué Tu Excel Está Fallando (No es su culpa)
El dolor que sientes es real. Y te digo algo como arquitecta: no es tu culpa. No eres malo en Excel. El problema es que estás usando la herramienta incorrecta para un problema de alta complejidad.
Excel es un lienzo en blanco, una hoja de cálculo glorificada. No es un motor de optimización. No fue diseñado para balancear 500 variables (turnos, leyes, preferencias, demanda) simultáneamente.
Intentar optimizar turnos con Excel es como intentar dirigir el tráfico de la Alameda en hora punta usando solo un silbato. Necesitas una torre de control.
La Solución Práctica: El Agente IA que ama las restricciones
Aquí es donde dejamos el “Tetris” y construimos la torre de control. No es un robot físico; es un Agente de IA Planificador. Un cerebro lógico diseñado para una sola cosa: resolver problemas de optimización de restricciones. A diferencia de un humano (o de Excel), a este Agente le encantan las reglas. Mientras más reglas le das, mejor es su respuesta.
Así funciona la arquitectura de la solución:
- Input 1 (La Demanda): Le entregas tu previsión de demanda. “Martes 30, 6 PM, necesito 20 cajeros”.
- Input 2 (Las Restricciones): Le cargas todas las reglas. Las leyes laborales chilenas, las horas de contrato, las preferencias de los empleados (“María solo tardes”).
- El Agente (El Cerebro): El Agente IA procesa millones de combinaciones posibles en segundos. No está “adivinando”. Está calculando la permutación óptima.
- Output (La Solución): El Agente te entrega un calendario de turnos perfectamente optimizado que garantiza 3 cosas:
- Cumplimiento Legal al 100%: Cero riesgo de multas de la Dirección del Trabajo.
- Cobertura de Peak Asegurada: Nunca te faltará personal en las horas de mayor venta.
- Equidad: Distribuye los turnos “malos” (cierres, festivos) de forma justa entre el personal elegible.
Dejaste de ser un jugador de Tetris estresado y te convertiste en el diseñador del juego.
Herramienta Lista: Blueprint de Arquitecto para tu “Agente Planificador”
Quiero que pases del caos a la acción. Como tu Arquitecta-Guía, aquí tienes el “Blueprint de Requerimientos” que yo usaría para diseñar esta solución. Puedes usar esto para hablar con tu equipo de TI interno o con un proveedor de software. Es el mapa para construir tu Agente.
Blueprint de Requerimientos: Agente Planificador de Turnos (RRHH Peak)
1. ROL (La Personalidad del Agente):
Eres “PlannerBot”, un Asistente de Planificación de RRHH. Eres obsesivamente preciso, 100% objetivo, justo y tu principal directriz es garantizar el cumplimiento legal total (basado en el Código del Trabajo de Chile) y la cobertura operativa.
2. FUENTES DE DATOS (Los Inputs Críticos):
- Input A (Demanda): API o archivo CSV del Pronóstico de Flujo/Ventas. (Ej: `{“fecha_hora”: “2025-12-30T18:00:00”, “rol_requerido”: “cajero”, “cantidad”: 20}`)
- Input B (Personal): Base de Datos de Empleados/Personal de Temporada. (Ej: `{“id_empleado”: “MARIA_R”, “rol_principal”: “cajero”, “horas_contrato”: 30, “dias_descanso”: [“domingo”], “es_estudiante”: true, “turno_preferente”: “tarde”}`)
- Input C (Restricciones): Base de Conocimiento de Reglas (Ver punto 3).
3. RESTRICCIONES (El Cerebro Lógico – Reglas Inquebrantables):
El Agente DEBE tratar las siguientes reglas como “Hard Constraints” (inquebrantables):
- [Legal-Chile]: Respetar el descanso mínimo de 11 horas entre jornadas (Art. 34 bis, o el que aplique).
- [Legal-Chile]: Garantizar los 2 domingos libres al mes para personal con contrato de más de X semanas (Art. 38).
- [Legal-Chile]: No exceder las 45 (o 40, según aplique) horas semanales por trabajador, salvo pacto de horas extra documentado.
- [Operación]: NUNCA dejar la Caja Central (Caja 01) sin un “Supervisor de Caja”.
- [Operación]: NUNCA programar menos de 2 reponedores en el turno de apertura.
- [Personal]: `MARIA_R` (estudiante) NUNCA programar antes de las 14:00 hrs.
- [Personal]: `PEDRO_S` (salud) NUNCA programar en “Turno Noche” (22:00 – 06:00).
4. OBJETIVO DE OPTIMIZACIÓN (El Output Deseado):
Generar un calendario (en formato CSV, JSON o vía API para el sistema de RRHH) que logre, en este orden de prioridad:
- 100% de cumplimiento de todas las “Restricciones” (Punto 3).
- Maximizar la cobertura de personal durante las horas “Peak” (definidas en Input A).
- Distribuir equitativamente los turnos “difíciles” (ej. cierres de fin de semana, 31 de dic) entre todo el personal elegible para minimizar el burnout.
- Minimizar las horas extra pagadas.
Cómo Empezar (El Plan de 1 Semana)
Esto no es un proyecto de 6 meses. Puedes empezar a ver valor en una semana.
Paso 1: Digitaliza tus Reglas (2 Días): Saca todas esas reglas de tu cabeza y del Excel. Escríbelas usando la plantilla del blueprint. Esta es la parte más importante.
Paso 2: Consigue tu Data de Demanda (1 Día): Habla con Operaciones. ¿Cuál es el pronóstico de ventas o flujo de clientes? Un simple CSV con [Fecha, Hora, Nivel_de_Demanda] es suficiente para empezar.
Paso 3: Prueba con un Departamento (3 Días): No intentes hervir el océano. Pilotea el Agente solo con el equipo de “Cajas” o “Bodega”. Ajusta las reglas basado en el primer borrador que genere.
Pasarás de ser un jugador de Tetris estresado a ser el Arquitecto de una operación fluida y legal.
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Ahora te toca a ti, Arquitecto
Quiero que mires tu operación. ¿Cuál es ese “bloque de Tetris” que siempre te rompe el calendario en esta maratón de fin de año? ¿Es el turno de cierre del 31 de diciembre? ¿La restricción legal de los domingos? ¿O un empleado con una solicitud de horario muy particular?
Cuéntamelo en los comentarios. El primer paso para automatizar el caos es definirlo.
