¿Recuerdas a Roz de Monsters, Inc.? El terror del papeleo
Hay una escena en Monsters, Inc. que todo profesional de operaciones o RRHH entiende a un nivel casi espiritual. Es cuando Mike Wazowski se acerca a la ventanilla y Roz, la archivista con voz de lija, dice su línea icónica: “Wazowski, no archivaste tu papeleo”.
Esa sensación de pavor. Ese muro de burocracia. Eso es exactamente lo que le hacemos sentir a nuestros nuevos empleados en su primer día. Les decimos: “¡Bienvenido al equipo! Estamos felices de tenerte. Ahora, por favor, siéntate y enfrenta esta pila de papeleo que te hará cuestionar tu decisión”.
Soy Mariemily, Arquitecta de Soluciones RPA e IA, y he visto este “Caos de Bienvenida” en docenas de empresas. Es el asesino silencioso de la productividad y la moral. Pero, ¿y si te dijera que el fin de los formularios está aquí? ¿Y que tu próximo empleado, en lugar de llenar 10 PDFs, simplemente tendrá una conversación?
El “Infierno de Formularios”: Un Caos que Cuesta Caro
Pensemos en el proceso estándar de onboarding de un empleado en Chile. Es un laberinto de documentos:
- El formulario de datos personales (que se llena 3 veces).
- El contrato de trabajo (fírmalo aquí, aquí y acá).
- El certificado de antecedentes.
- La declaración de salud.
- El formulario de la AFP y el de la Isapre o Fonasa.
- El anexo de confidencialidad.
- El formulario para pedir el computador.
Para el nuevo empleado, es una primera impresión horrible. Pasan su “Día 1” sintiéndose como un número, no como un talento. Cada formulario es una barrera. ¿Cuántos clientes abandonan un proceso de onboarding en un banco por la misma razón? La fricción es el enemigo.
Para tu equipo de RRHH (o de Operaciones), es una pesadilla de ingreso manual. Alguien tiene que tomar esos 5 PDFs y 10 formularios y teclear los datos en 4 sistemas diferentes (el ERP, el sistema de nóminas, el de TI). Es un trabajo que genera errores, consume horas y que, francamente, nadie quiere hacer. Un error en el RUT o en la cuenta bancaria puede costar miles de pesos (CLP) y generar una frustración enorme.
De Roz a un Concierge: El Agente de IA Multimodal
Aquí es donde dejamos el cine y entramos a la arquitectura de soluciones. No estamos hablando de un simple “chatbot” que responde preguntas frecuentes. Estamos hablando de un Agente de IA conversacional y multimodal. Un verdadero “concierge” de bienvenida.
Imagina este flujo:
- El Agente saluda: “¡Hola, Juan! Soy tu asistente de onboarding. ¡Bienvenido al equipo! Para empezar, ¿puedes subir una foto de tu Carnet de Identidad por ambos lados?”
- Acción (Multimodal): Juan saca una foto con su celular. La IA (usando OCR y visión computacional) lee la imagen, extrae el Nombre, RUT, Dirección, fecha de nacimiento, etc.
- El Agente verifica y rellena: “¡Perfecto, Juan! Veo que tus datos están listos. Acabo de usarlos para rellenar automáticamente tu ficha de empleado, tu solicitud de TI y el formulario de beneficios. Cero tipeo para ti”.
- El Agente continúa: “Ahora, necesito tu contrato firmado. ¿Puedes subir el PDF que te enviamos?”
- Acción (Lectura de Documentos): La IA lee el PDF, verifica que todas las firmas estén en su lugar, valida las cláusulas principales contra la plantilla maestra y lo archiva automáticamente en el sistema de gestión documental.
- El Agente finaliza: “¡Todo en orden! Tu equipo de TI ya está preparando tu notebook y tus accesos. Bienvenido oficialmente. Tu primera reunión es a las 11:00 am. ¿Te gustaría un tour virtual por nuestras herramientas internas?”
El empleado tuvo una conversación simple. Por detrás, la IA hizo el trabajo de 10 formularios y 4 sistemas. Ese es el poder de un Agente de IA.
La Herramienta Práctica: El “Blueprint Prompt” para tu Agente de Onboarding
Como tu Arquitecta-Guía, no te dejo solo con la idea. Aquí tienes un “Blueprint Prompt” de nivel profesional. Esto es lo que le entregarías a tu equipo de desarrollo o a un especialista en IA para empezar a construir este agente. Es la traducción del “caos” a requisitos técnicos.
Copia y usa este prompt para definir tu solución:
===== INICIO DEL BLUEPRINT PROMPT DE AGENTE DE IA ===== ROL: Eres un Agente de IA Asistente de Onboarding (Nombre Clave: "Concierge Cero Fricción"). OBJETIVO PRIMARIO: Guiar a nuevos empleados (o clientes) a través del proceso de onboarding de forma conversacional, eliminando el 100% del llenado manual de formularios por parte del usuario. PERSONALIDAD Y TONO: * Voz: Profesional, pero cálida y acogedora. Eficiente sin ser robótico. * Nivel de Proactividad: Alto. Debes guiar activamente al usuario, no esperar que él sepa qué hacer. * Manejo de Errores: Empático y claro. ("Ups, parece que esa foto salió borrosa. ¿Podrías intentarlo con más luz?", "Tranquilo, revisemos ese dato"). CAPACIDADES MULTIMODALES REQUERIDAS: 1. Ingesta de Imágenes (OCR): Capacidad para leer y extraer datos estructurados de documentos de identidad (Ej. Carnet de Identidad Chileno, Pasaporte). 2. Ingesta de Documentos (PDF/DOCX): Capacidad para leer contratos, certificados (antecedentes, AFP, salud) y formularios firmados. 3. Extracción de Entidades (NER): Identificar y extraer datos clave: Nombres, RUT/DNI, Direcciones, Fechas, Números de cuenta bancaria, detalles de contacto. 4. Validación de Datos: * Validar formato de RUT (con dígito verificador). * Validar que los campos obligatorios estén presentes. * Verificar firmas (detectar si la sección de firma está llena). FLUJO DE PROCESO (Back-End): * Disparador: El usuario es marcado como "Contratado" en nuestro ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos). * Acción 1 (Conversación): El Agente se presenta vía chat (web, Teams, o WhatsApp). * Acción 2 (Recolección): * Solicita Foto del Carnet de Identidad. * [API CALL] Extrae datos -> Valida formato. * Solicita Datos Bancarios y de Previsión (AFP/Isapre). * [API CALL] Valida existencia de la cuenta (si es posible) y códigos de institución. * Solicita Contrato Firmado (PDF). * [API CALL] Lee el PDF, confirma presencia de firma, extrae fecha de firma. * Solicita Certificados (Antecedentes, Afiliación, etc.). * Acción 3 (Integración - RPA/API): Por cada dato validado, el Agente debe: * [API] Poblar el Sistema de Nóminas (Ej. Payroll). * [API] Poblar el ERP (Ej. SAP/Oracle) con los datos del empleado. * [API] Crear ticket en Service Desk (Ej. Jira/ServiceNow) para "Preparar Equipo de TI". * [RPA/API] Archivar documentos en el Gestor Documental (Ej. SharePoint) con la metadata correcta (RUT, Nombre, Tipo de Documento). * Acción 4 (Finalización): El Agente confirma al usuario que el proceso está 100% completo y le entrega el "Siguiente Paso" (Ej. "Tu onboarding administrativo está listo. Tu mánager te contactará..."). REGLAS DE CUMPLIMIENTO (Compliance): * Privacidad: Todos los documentos con datos sensibles (Carnet, Contratos) deben ser eliminados del "historial de chat" inmediatamente después de ser procesados y archivados de forma segura en el Gestor Documental. * Transparencia: El Agente debe informar al usuario por qué está pidiendo cada documento ("Necesito tu carnet para crear tu ficha de empleado y asegurar que tu nombre esté correcto en la nómina"). MÉTRICAS DE ÉXITO (ROI): * Reducción del T-T-P (Time-to-Productivity) del nuevo empleado. * Reducción del 90% en errores de ingreso manual de datos. * Tiempo de ciclo del proceso de onboarding (de horas/días a minutos). * Puntaje de NPS/Satisfacción del nuevo empleado. ===== FIN DEL BLUEPRINT PROMPT =====
Cómo Empezar (Sin Morir en el Intento)
Ver este blueprint puede ser abrumador. “Mariemily, ¡esto es un proyecto de un año!”. Tranquilo. No tienes que hervir el océano.
Como arquitecta, mi consejo es siempre empezar con el “Problema del 150%”. ¿Cuál es ese único formulario que siempre llega mal, que consume más tiempo y que todos odian? En muchas empresas, es el simple formulario de datos bancarios y previsión.
Empieza pequeño. Construye un Agente (o un flujo de RPA) que solo haga eso: tomar una foto de los datos bancarios y el certificado de AFP y rellenar el sistema de nóminas. El ROI será inmediato (cero errores de pago). Luego, puedes ir agregando más documentos al “repertorio” de tu Agente. Empieza por el dolor más agudo.
Tu Caos de Onboarding vs. tu Primer Agente de IA
El caos de los formularios no es un problema de tu equipo de RRHH; es un problema de arquitectura de procesos. Estamos en un punto donde la tecnología, como los agentes de IA multimodales, finalmente puede ofrecernos una experiencia humana, rápida y sin errores.
Dejemos de ser Roz, la guardiana del papeleo, y empecemos a ser el concierge que da la bienvenida. La tecnología ya está aquí.
Y tú, ¿cuál es ese formulario o proceso en tu empresa que más odias y que te encantaría que un Agente de IA eliminara para siempre? Te leo en los comentarios.
